Productivité sans stress: la méthode “Getting Things Done”

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Dans ce billet, je partage avec vous une technique de productivité personnelle que j’utilise depuis plusieurs années et qui a véritablement changé ma façon de travailler. Je l’utilise aussi pour mes tâches personnelles avec succès. Je n’ai pas la prétention d’être un expert dans la maîtrise de cette technique, mais l’application que j’en fais sur une base quotidienne me convient, m’aide à être plus productif et diminuer mon stress. J’espère qu’il en sera de même pour vous! Je vous invite aussi à partager vos propres techniques ou commenter celle-ci. Bonne lecture!

David Allen et la technique « Getting Things Done® » (GTD)
Le livre « Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity » fut publié en 2001 par David Allen, conférencier et consultant en productivité personnelle. Il s’est vendu à des milliers d’exemplaires au fil des ans et Time Magazine l’a qualifié de « definitive business self-help book of the decade« . L’approche proposée par David Allen a fait des millions d’adeptes dans le monde et a généré de nombreux produits et publications complémentaires. Plus de 10 ans après sa publication, cette technique est encore d’actualité et son adoption ne fait que se poursuivre.

Pourquoi une technique de productivité?
Si vous lisez ceci, c’est que soit:
  • Vous n’utilisez aucune technique ou aucun outil particuliers pour la gestion de vos priorités et de vos tâches. C’est une source importante de stress, car vous êtes souvent aux prises avec une surcharge de travail, des délais serrés, des oublis et vous avez régulièrement l’impression de ne pas « agir sur les bonnes choses ».
  • Vous gérez une liste de tâches (to-do), que se soit sur papier ou informatisée, mais que celle-ci semble s’allonger plutôt que se réduire. Elle est tellement longue qu’il est difficile d’identifier les priorités, ou les tâches à réaliser pour une certaine date.
  • Vous utilisez déjà une technique de productivité personnelle (bravo!), mais vous cherchez à explorer la technique GTD, ou à raffiner la vôtre.
  • Vous êtes déjà un adepte de la technique GTD et vous cherchez des erreurs dans ce billet (mon niveau de stress vient de monter d’un cran!). Si tel est le cas, je vous invite à partager votre expérience ou complémenter ce billet dans la section commentaires.
  • Vous avez cliqué par erreur sur le lien menant à ce billet (désolé!). Mais tant qu’à être ici, pourquoi ne pas poursuivre votre lecture. Qui sait?

Les principes et 5 étapes de la technique GTD
La technique GTD se base sur certains principes fondamentaux:
  • Pour être productif, votre esprit doit être absent de distractions (le multitâche est très improductif, mais cela fera l’objet d’un autre billet).
  • Les choses que vous avez en tête et qui ne sont pas organisées sont des sources de distractions et de stress;
  • Une fois vos tâches écrites, organisées et priorisées, vous pouvez concentrer votre énergie à réaliser la prochaine action menant à votre objectif (c’est la notion de « Next Action »).
  • Les prochaines actions doivent être fréquemment révisées pour s’assurer qu’elles sont toujours pertinentes.
  • Tout doit être traçé, les petites tâches comme les plus importantes.
  • Mettre l’énergie sur ce qui doit être fait, et non sur ce qui n’est pas fait.
La figure suivante (traduite de l’anglais par Pascal Venier) illustre le processus général de la technique GTD.
Ce processus se décline en cinq (5) principales activités soient:
1. Collecte (Collect)
Ce processus vise à collecter l’ensemble des « trucs » qui peuvent exiger votre attention. Il vise aussi à vider votre esprit de toute tâche à effectuer (difficile à effectuer la première fois, mais ô combien libérateur!). Ce processus ne vise pas à classer ou exécuter vos tâches, mais seulement à les consolider et les soustraire de votre esprit. Les éléments (« trucs ») sont déposés dans des collecteurs (réels et/ou virtuels) pour traitement.

2. Traitement (Process)
À cette étape, on vide les « collecteurs » et on pose les questions: « Qu’est-ce que c’est? Est-ce que c’est actionnable? » Selon la réponse obtenue, l’élément sera redirigé vers un processus de référence, vers une (ou plusieurs) action(s), ou tout simplement jeté. Si l’action à poser exige moins de 2 minutes, faites-le tout de suite. Ça sera plus efficace! Et si un élément à traiter requiert plus d’une action, on considère que c’est un projet (qu’il soit petit ou grand). Il doit donc être décomposé en actions réalisables. Gravir l’Everest est quelque chose de faisable, mais seulement si on décompose cet objectif en actions réalisables à l’intérieur d’un projet.

3. Organisation (Organize)
Cette étape cruciale vise à s’assurer que chaque élément (action / référence / agenda) est adéquatement organisé selon des classeurs (virtuels et/ou réels) tels que « peut-être », « référence », « projet X », « actions suivantes », « en attente » ou planifié à une date fixe (via le calendrier).

4. Revue (Review)
À cette étape, on revoit l’ensemble des activités précédentes pour s’assurer que chaque élément est classé correctement, que les priorités sont correctes et que le classeur « actions suivantes » représente bien la réalité des tâches à effectuer pour atteindre les objectifs. Il est recommandé de faire cette revue au moins une fois par semaine, mais avec l’expérience vous pourriez être tenté de faire cette revue quotidiennement.

5. Action (Do)
À cette étape, les actions à poser devraient avoir été prédéfinies ou planifiées. Votre esprit pourra donc se concentrer à réaliser ce qui aura été identifié comme une « action suivante » et défini comme une priorité. Comme des imprévus surviennent constamment, assurez-vous d’avoir suffisamment de flexibilité pour y répondre.
La méthode GTD propose plusieurs nuances plus avancées pour son application, telles que la notion de contexte (« à l’ordinateur », « au téléphone », « sur la route »). Mais leurs applications requièrent une très grande discipline. Il faut donc en évaluer les bénéfices potentiels avant d’aller plus loin. L’un des principaux avantages de la technique GTD est que vous pouvez l’ajuster à votre réalité, qu’il s’agisse des types de collecteurs que vous utiliserez à l’étape de collecte, ou des classeurs.

La méthode GTD et les applications
Bien qu’elle ne l’impose pas, l’utilisation de la technique GTD est aujourd’hui fortement informatisée. Malgré tout, plusieurs amorcent l’utilisation de cette technique à l’aide d’un crayon et d’un carnet ou à l’aide d’autocollants (Post-It). Aujourd’hui, considérant l’utilisation massive des appareils intelligents (téléphones et tablettes), la plupart des gens vont chercher à utiliser une ou plusieurs applications leur permettant de gérer leurs priorités en appliquant la technique GTD. David Allen lui-même ne fait pas l’apologie d’une application en particulier, laissant le soin aux développeurs de proposer leurs produits. Je recense pour vous quelques-unes des applications mobiles les plus populaires. Attention: bien que la plupart des applications de tâches (To-Do) peuvent être ajustées pour être compatibles avec la technique GTD, certaines ont été conçues en ce sens. Elles sont donc plus faciles d’implémentation en utilisant la technique GTD. Dans votre choix d’application, il est important de considérer certains facteurs tels que:
  • Votre mobilité: « suis-je fréquemment en déplacement, ou principalement devant mon ordinateur? ». Un usager se déplacement fréquemment aura intérêt à sélectionner une application qui se synchronise automatiquement avec son pendant fixe, ou à privilégier une application web.
  • Vos plate-formes technologiques: puisque l’un des objectifs de la technique GTD est de libérer votre esprit dès que possible et d’organiser fréquemment vos priorités, vous aurez intérêt à sélectionner une solution compatible avec l’ensemble des plates-formes que vous utilisez sur une base quotidienne (Mac / Windows, iOS / Android, etc.) Plusieurs solutions sont multi plates-formes, ce que je préfère.
  • La convivialité: expérimentez et cherchez une solution facile d’usage, où l’ajout d’un élément (collecte) ne devrait prendre que quelques secondes. Il en va de même pour la consultation de vos prochaines actions. Une solution trop complexe ou peu conviviale vous découragera. Optez pour la simplicité!
  • Le coût: « suis-je prêt à débourser un certain montant, ou dois-je trouver une solution gratuite? ». Certaines solutions gratuites sont de très bonne qualité, mais sont parfois limitées sur le nombre de projets ou de tâches que l’on peut y gérer.
  • La collaboration: « est-ce que mes tâches sont fréquemment partagées avec des collègues ou des membres de ma famille »? Si oui, il serait d’intérêt d’envisager une application qui permet de partager des tâches (« déléguer » dans le langage GTD).
Voici donc quelques solutions que j’ai eu l’occasion d’utiliser ou de tester au fil des ans. N’oubliez pas, le meilleur produit est celui que vous adopterez et utiliserez avec succès!
  • Nirvana HQ (celle que j’utilise en ce moment – Gratuite)
  • Toodledo (je l’ai utilisé durant plusieurs années – Gratuite)
  • Wunderlist (moins flexible, mais plus conviviale – Gratuite)
  • Omnifocus (coûteuse, mais très performante)
  • Things (concurrent à Omnifocus, mais moins couteuse)
  • Remember The Milk (l’une des plus anciennes, mais toujours efficace – Gratuite)
  • Astrid (orientée collaboration – Grautite)
  • Producteev (mon 3e choix – Gratuite)
Mon environnement GTD
Voici les quelques outils que j’utilise dans l’application de la méthode GTD. Puisque votre situation est différente, trouvez votre propre configuration qui répondra à vos besoins. N’oubliez pas que l’important n’est la technique, pas les outils. D’ailleurs, limitez vos outils (3-4 maximum), sinon le maintien de ces derniers pourrait devenir trop exigeant pour les bénéfices de la méthode.
  • Outlook: évidemment, impossible de se passer d’une (ou plusieurs boîtes de courriel). Cependant, je ne l’utilise pas pour les étapes de traitement ou d’organisation (seulement pour la collecte et l’action). Il est très risqué d’utiliser une boîte courriel pour gérer ses priorités. Objectif: « zero inbox » (un autre sujet de billet).
  • Nirvana HQ: pour gérer mes tâches. Gratuite, avec synchronisation web et iPhone. Je peux donc traiter mes tâches au bureau, de mon iPhone ou de mon iPad. Cette application a l’avantage d’être construite selon la méthode GTD, ce qui facilite son utilisation. Elle peut cependant paraître un peu lourde pour quelqu’un qui s’initie à la technique GTD. Dans ce cas, une solution comme Wunderlist peut être plus facile d’accès.
  • Evernote: solution de notes multi plates-formes et gratuite. Je l’utilise pour stocker des idées, notes, articles, références, bref tout ce qui n’est pas « actionnable ». Un excellent fourre-tout (organisé)!
Conclusion
Sans entrer dans les détails, ce billet se veut un survol de la technique GTD. Il veut piquer votre curiosité et vous inciter à adopter une technique de productivité personnelle. Plusieurs autres existent telles que Pomodoro, Don’t Break The Chain, The Action Method, la matrice d’Eisenhower (ou une combinaison de plusieurs d’entre elles). Par contre, si la technique GTD vous intéresse, je vous invite fortement à vous procurer le livre de David Allen. L’effort que vous mettrez à implanter sa technique vous sera grandement bénéfique, autant dans votre vie professionnelle que personnelle.
N’hésitez pas à partager ici vos méthodes et vos expériences en matière de productivité personnelle, en laissant un message dans la section commentaires.
Bonne productivité!

Pour en savoir plus
Quelques sites de référence (sur la productivité en général, dont la méthode GTD)

Notes
Je n’ai aucune affiliation avec David Allen, ni aucun intérêt commercial dans les produits et services mentionnés ci-dessus. Ce billet est écrit bénévolement dans un esprit de partage.
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9 thoughts on “Productivité sans stress: la méthode “Getting Things Done”

    1. Bonjour Daniel,

      Effectivement, je suis d’accord qu’une simple liste de tâches limite grandement la productivité (c’est quand même mieux que rien par contre!). Là où la productivité prend vraiment son envol, c’est lorsqu’on intègre ses listes de tâches dans un système (une méthode) de gestion (comme la méthode Getting Things Done que j’emploie). Avec une méthode (qu’il faut suivre avec rigueur!), les listes de tâches deviennent un outil puissant et non une prison. Des facteurs importants pour faire des listes un succès sont de consigner rapidement (pour ne pas oublier), de prioriser (important vs. urgent), de découper (les projets en tâches) et d’assigner à des contextes (rien ne sert de savoir qu’il faut réparer la toilette lorsqu’on est au travail). Le reste est une question de discipline et d’habitudes! Merci de ton commentaire.

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