7 techniques pour débuter (et terminer) votre semaine de manière productive

Dans ce billet, je partage avec vous 7 techniques qui vous permettront d’augmenter votre efficacité pour débuter et terminer vos semaines avec un sentiment d’accomplissement, une plus grande maîtrise de vos activités et une meilleure qualité de vie. Ces techniques, que j’applique le plus rigoureusement possible, proviennent de diverses sources (conférences, lectures, articles spécialisés) auxquelles j’ai ajouté une touche personnelle. Je vous invite à les incorporer dans vos activités courantes et à les adapter à votre réalité. Une technique n’est utile que si elle est appliquée! Et ne vous découragez pas si les résultats ne sont pas immédiats: il faut en moyenne 21 jours pour acquérir une nouvelle habitude. Bien sûr, n’hésitez pas à partager vos propres techniques dans la section commentaires. Bonne productivité!

1. Révisez (ou définissez) votre mission et vos objectifs

3137422976_faf68ecdd1_zProductivité ne rime pas nécessairement avec « faire plus », mais assurément avec « faire mieux ». Quels sont vos objectifs, tant sur le plan professionnel que personnel? Quels sont vos projets actuels et futurs? À part pour payer le loyer, quelles sont les raisons qui vous font vous rendre au travail le matin? En l’absence d’une mission et d’objectifs clairs, il est fort probable que ces questions soient difficiles à répondre. De plus, il y a de fortes chances que votre description de tâches ne corresponde pas entièrement à votre réalité quotidienne. C’est donc pourquoi il est essentiel que vous définissiez votre mission et vos objectifs. Ceux-ci doivent être clairs, courts et concrets. Ils doivent être cohérents avec ce qu’on attend de vous, mais doivent être audacieux et vous projeter vers un avenir meilleur. Vous gagnerez en productivité en définissant et en révisant chaque semaine votre mission et vos objectifs. Ils viendront teinter vos actions et vous aideront à prioriser.

2. Planifiez votre semaine (avant qu’elle ne commence!)

5037340040_4fb6f2d7e4_bUne fois la semaine entamée, il est très difficile d’en ajuster la direction. Des tâches sont en cours, des imprévus se présentent et chaque jour qui passe laisse de moins en moins de temps. C’est pourquoi une bonne planification augmentera grandement votre productivité pour les jours à venir. Le moment idéal pour le faire est à votre convenance, mais cela doit préférablement se faire dans un contexte de calme et avant que la semaine ne débute, de manière à ce que vous puissiez avoir une vue claire des jours à venir. Profitez de cette période pour revoir vos objectifs, prioriser vos tâches (voir le point #5) et, au besoin, bloquer des plages dans votre agenda pour les tâches prioritaires. Lorsque tous vos collègues et vos patrons auront sollicité votre temps disponible, il sera trop tard pour reprendre le contrôle de votre agenda! Personnellement, je planifie ma semaine le dimanche soir. Cela réduit grandement mon stress à l’idée d’entamer la nouvelle semaine.

3. Identifiez (chaque jour) vos TPI (Tâches les Plus Importantes)

stockvault-thumbs-up108315Il y a de fortes chances que vous utilisiez déjà une (ou plusieurs) liste(s) de tâches pour gérer vos activités. Bravo! Il est aussi fort probable que votre liste contienne plusieurs dizaines de tâches à compléter (au moment d’écrire ces lignes, la mienne en contient 59!). Il est donc essentiel de pouvoir identifier chaque jour, quelles sont les tâches les plus importantes à exécuter. À vous de juger le nombre adéquat de tâches à identifier, mais la règle 1-2-3 est assez simple à appliquer. Cela signifie que, chaque jour, vous identifierez une tâche de grande envergure, deux d’effort moyen et trois faciles à compléter. Prenez en considération votre capacité et vos propres limites. Il est contre-productif d’identifier trop de tâches à exécuter quotidiennement. Cela aura un effet démobilisant et risquera d’augmenter votre stress. Une bonne priorisation de vos tâches et une vision claire de vos objectifs vous aideront à identifier vos TPI chaque jour.

4. Appliquez la loi de Pareto (à votre temps et à vos efforts)

8632234386_7e46d2db0c_oSi vous ne connaissez pas Pareto, vous connaissez sûrement la loi du 80-20, c’est-à-dire que 80% du résultat attendu est généralement le fruit de 20% de la cause (ou de l’effort). Ce principe, que l’on attribue à l’économiste italien Vilfredo Pareto, est d’une grande utilité dans la gestion de son temps et de ses efforts. Appliquez-le à votre agenda de façon à utiliser 80% de votre temps (l’équivalent de 4 jours de travail sur 5) à des tâches productives, tout en conservant suffisamment de temps pour gérer les imprévus (ils sont incontrôlables et inévitables). À l’inverse, prévoir trop de temps pour les imprévus leur donnera une importance qu’ils n’ont généralement pas. Le principe s’applique aussi pour l’exécution d’une tâche donnée. Les perfectionnistes ne sont généralement pas très productifs. Un rapport à produire? N’attendez pas qu’il soit en tous points complété avant de le faire valider ou de le transmettre à vos collaborateurs. Il y a de fortes chances qu’il réponde à la demande et que la touche finale que vous auriez mise ne soit pas très visible. Attention: la qualité doit être au rendez-vous! Gérer ses efforts ne signifie pas que l’on doive tourner les coins ronds!

5. Priorisez (est-ce important ou urgent?)

84509733_2306cbe5fd_oLe président américain David Eisenhower (1890-1969), à qui l’on doit la matrice de gestion de priorités du même nom et dont j’explique l’usage dans un de mes billets disait: « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important ». Il est donc essentiel de bien établir et maîtriser vos priorités pour un maximum de productivité. Les gens qui gèrent difficilement leurs priorités sont souvent très occupés, mais ont l’impression d’avoir accompli peu à la fin de la semaine. À l’inverse, si vos tâches sont bien priorisées (par importance, puis par urgence), vous pourrez facilement identifier vos tâches prioritaires (vos TPI) et canaliser votre énergie efficacement. Une tâche importante et urgente à la fois devra évidemment être priorisée (le toit de la maison coule!). Mais une fois celle-ci complétée, ne tombez pas dans le piège de l’urgence. Questionnez l’importance réelle des tâches qui apparaissent urgentes. Qu’arrivera-t-il si je ne m’en occupe pas tout de suite? Deviendra-t-elle importante avec le temps? Encore une fois, le principe de Pareto s’applique bien ici. Pourquoi ne pas consacrer 80% de vos efforts aux tâches importantes et 20% aux tâches urgentes (mais moins importantes)? Une tâche importante bien effectuée vient souvent enlever de la pression sur les tâches qui apparaissent urgentes. La gestion des courriels en est un bon exemple. Un bon système de classement des courriels et de bonnes habitudes de gestion (consultez trois fois par jour seulement et évitez à tout prix les notifications automatiques!) vous permettront de contrôler cet outil. Mais votre boîte de réception risque d’être constamment pleine si vous n’instaurez pas ces systèmes et n’appliquez pas de bonnes pratiques.

6. Agissez (en commençant par le pire!)

4929302647_b909aafa8f_bNous avons tous des cycles de productivité différents. Généralement, dans les premières heures de la journée, nous sommes au sommet de nos capacités. L’énergie baisse graduellement en cours de journée pour atteindre son point le plus bas vers 15h00. Évidemment, certaines personnes ont un cycle différent (les étudiants par exemple). C’est pourquoi il est important de connaître votre propre cycle afin de l’arrimer avec vos tâches à accomplir. Même si cela peut sembler rebutant à priori, il est recommandé d’accomplir les tâches les plus difficiles ou les moins plaisantes en début de journée (ou lorsque vous êtes à votre pic d’énergie). Votre énergie compensera pour la lourdeur de la tâche et vous aurez un sentiment d’accomplissement à l’idée d’avoir réalisé une tâche difficile en un temps record! Vous pourrez ensuite accomplir vos autres tâches moins exigeantes ou plus agréables!

7. Faites le point (et récompensez-vous!)

5434496159_a3b4d781a9_bChaque vendredi (ou à un moment qui vous convient), prenez le temps de faire le point sur la semaine qui vient de passer. Révisez les tâches que vous avez accomplies. Soyez aussi critique envers celles que vous auriez dû accomplir. Pourquoi ne l’ont-elles pas été? Qu’auriez-vous pu faire pour qu’elles le soient? Quel en est l’impact? Comment les réintégrer dans votre planification de la prochaine semaine? Prenez aussi quelques minutes pour vous féliciter de votre meilleur coup de la semaine. La productivité est toujours perfectible et n’est pas une fin en soi. Ce qui importe, c’est que vous accomplissez le plus possible vos objectifs, soyez en contrôle de vos activités et ayez un équilibre de vie. Finalement, récompensez-vous! Vous le méritez!

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